物品采购管理制度

作者:孙冰冰 时间:2013-01-04 点击数:

为了规范学院采购行为,加强资金支出管理,提高有限资金的使用效益,根据上级要求,结合本院实际,制定本制度。

一、采购原则。

(一)认真执行国家和自治区相关法律法规和制度,坚持“勤俭办学、开源节流”的办学原则,分清轻重缓急,合理使用经费,尽量压缩学校开支。

(二)坚持“实用、节约、有效”的采购原则。实行计划采购,避免盲目采购、重复采购,不可造成物品积压、废置。

(三)物品采购过程中,采购人员或部门要严格执行相关制度,形成有制约、有监督的体制,公开操作,规范程序,廉洁自律,严守工作纪律,坚持把好“五关”:(1)准购关;(2)价格关;(3)质量关;(4)入帐关;(5)报销关。在满足学院需求的基础上最大限度降低采购成本。

二、物品采购程序。

(一)采购计划的编制。

1、各处室、系部根据本部门工作实际和“实用、节约、有效”的原则,提出年度采购计划(预算),报学院财务处;

2、财务处对各部门上交的采购计划,要按照“全面考虑,统筹安排,精打细算,力求节约”的原则,认真审核,提出意见并分类、汇总,形成“学院年度采购计划”后上报学院;

3、“学院年度采购计划”经院长办公会和党委会审议批准后,列入学院年度经费预算。

(二)采购的申请。

1、已列入学院年度采购计划的,各处室、系部根据本部门的实际需要,适时向学院提出书面采购申请,写清楚申购物品的品名、理由、规格、数量和申购物品的市场价格,经分管副院长签字同意后,由相关部门组织采购。

2、未列入“学院年度采购计划”而又急需采购的物品,申购部门必须按物品名称、型号、规格、数量、价值、用途、技术指标参数及其他要求等提出书面购置申请上报学院,经分管院长、院长签字同意后,由后勤处会同财务、纪检、党政办、使用部门等集体采购。

3、1万元以上、5万元以下物品的采购,由院长办公会议研究批准后方可采购;5万元以上物品的采购,由学院党委会研究批准后方可采购。

4、特急物品且金额小于5万元的,由分管副院长、院长签字批准后可采购。

5、应急采购,水、电、暖设施发生故障,库房内无维修用的耗材或白天工作时间以外发生维修任务时,可直接由维修人员给主管副院长口头汇报同意后可采购。

6、凡未经学院同意购置的物品,学院均不负责,一切经济损失由自购者负责。

(三)物品的采购。

1、凡是属于政府采购范围内的采购,一律由财务处填报政府采购申请表,经学院和政府采购办批准后,由政府招投标中心组织招标采购。

2、不属于政府采购范围内的小宗低价日用品、易耗品、卫生用具、维修用品及学院交办的其他采购任务,由后勤处负责采购;实训(实验)室所用的各类耗材及专业性较强,质量要求高的物品,需有专业人员参与,由各系部负责采购;各部门零星采购的物品由各部门自行申报计划,经各级领导批准后也可自行采购。采购过程必须两人以上参与。  

3、不属于政府采购范围内的大宗物品的采购,由学校采购领导小组组织自行采购,由院领导牵头、党政办、计财处、纪检、使用部门、后勤处参加,按下列方式及相关规定实施采购:

1)院内招标采购:由三家以上供货商参加,提供样品,通过对比品牌、质量、价格、售后服务等,确定供货商;

2)比价采购:由上述部门人员直接到市场三家以上供货商采用比价采购,通过比价和比质确定供货商;

3)询价采购,采用向三家以上供货商发放欲购物品“询价单”的方式进行市场调查,确定供货商。

4、物品采购实行责任制,无论自行集中采购还是零星采购都应进行市场调研,货比三家,多人参与,公开透明,采购价格不得高于同类产品的市场价。对购进价位相差大或质量低劣物品的经办人,视情节追究相应的责任:负责退换;赔偿损失;行政处罚;纪律处分;触犯法律法规的移交司法机关处理等。

(四)物品的验收。

1、采购回的物品,应由物资使用部门、财务部门、后勤部门(资产管理员、库管员等)会同采购经手人共同验收。属政府招标采购、固定资产类物品、专业性强的物品或大宗低值易耗品,除上述人员外,还应邀请党政办、纪检部门、专业技术人员参与验收。验收合格后由学院资产管理人员登记造册入账,登记造册必须注明物品种类、型号、价格、购买时间、用途及存放地点、具领人等。

2、物品验收,必须依据购置计划报表和发票所列的名称、规格、数量、单价、合计金额或事前订立的合同要求、标准进行验收,严把质量入库关。凡实物与票据和报表不相符的,管理人员有权拒绝验收入库。

3、物品验收合格入账入库后,验收人员应在物品验收入库单上签字,并注明用途,凡没有物品验收单的,财务部门一律不予报账。

4、物品由使用部门相关人员履行领用(或借用)手续,并到部门资产管理员处登记上帐后方可投入使用。

(五)采购的报销。

1、所有购入物品报销时,必须具备财务制度规定的有效发票及验收入库单、申购报告或购货合同协议等。由财务处负责对上述材料进行审核把关。发票由验收人、经办人、采购部门负责人、主管副院长和院长等人签字,报销材料不全、发票不合格或签字不齐全等手续不完善者,财务处可拒绝报销,会计人员擅自给予报销的由会计人员负责。

2、对物品全部到位入帐,因学院资金周转问题,可事先协定分期或暂缓付款,但报销手续仍可正常进行。

3、对物品分批到位的,采购部门必须在《采购申请表》上详细记录物品到位情况。物品到位不齐,相关审批人员不予签字,财务处不予报销。

三、本制度自公布之日起执行,原制度同时废止。

 

宁公网安备 64010502000045号